Wilt u als kleine zelfstandige of vereniging een workshop organiseren om uw product of activiteit onder de aandacht te brengen? Nuttige tips voor u verzameld.

Wat is een workshop

Een workshop, ook wel "clinic" genoemd, is een activiteit van een of meerdere dagdelen waarbij de deelnemers specifieke kennis wordt overgedragen over een product of activiteit.

De term workshop wordt ook gebruikt om er een (interne) training of cursus mee aan te duiden waarbij mensen in groepsverband een bepaalde vaardigheid wordt bijgebracht.

Voorwaarden voor een goede workshop

Het succes van uw seminar of workshop hangt in belangrijke mate ervan af hoe goed uw deelnemers met elkaar communiceren. Een goede integratie van de deelnemers is van wezenlijk belang.

Zaalindeling en inrichting van presentatieruimte

Een goed doordachte opstelling en inrichting van de presentatie- of lesruimte vormen de beste basis voor een goede kennisoverdracht. Het meest geschikt daarvoor is de U-vorm, maar ook een stoelenkring zonder tafels kan zeer goed werken.

De presentator of docent opereert vanuit het midden wat de communicatie bevordert en de discussie stimuleert. Alle deelnemers kunnen elkaar in een dergelijke opstelling zien.

Om het werken in kleine groepen te bevorderen, moet u gebruik maken van kleinere ruimtes. In kleine groepen kan men zich beter op specifieke taken concentreren.

Checklist onmisbaar voor goede workshop of clinic

Onmisbaar instrument voor een succesvolle planning is een checklist die bijdraagt aan de voorbereiding van uw workshop.

Stel daarom een specifieke checklist op voor het precieze verloop van uw evenement. Houd daarbij rekening met:

• planning van maaltijden en pauzes;
• de benodigde apparatuur;
• het aantal instructieruimtes;
• alsook de complete techniek.

Zorg voor een aangename sfeer waarin de deelnemers zich op hun gemak voelen. Dergelijke factoren stimuleren een constructieve samenwerking binnen de groep.

Activeer betrokkenheid bij de deelnemers

Vergroot de creativiteit van de deelnemers door hen te motiveren om met volledige inzet mee te doen. Ook, en met name opbouwende kritiek, kan uw activiteit of onderneming vooruit helpen. Innovatieve ideeën bestaan bij de gratie van zelfbewuste en actieve deelnemers. Stel voldoende schrijfgerei en overige kantoorbenodigdheden beschikbaar voor het maken van aantekeningen.

Stimuleer teamvorming

Daag de groep voortdurend uit tot teamvorming. Juist buiten normale dagpatronen bestaan er mogelijkheden om de verbondenheid van individuele deelnemers te benadrukken of te versterken. Dat geeft u de mogelijkheid om uw team opnieuw te motiveren, nieuwe doelen te stellen, en de verbondenheid met uw bedrijf of activiteit te versterken.

In dat verband is het essentieel om de gemeenschappelijke problemen te bespreken en in een discussie met alle deelnemers naar een passende oplossing te zoeken. Stel een stappenplan op waarop zich alle deelnemers in hun werk kunnen oriënteren.

Plan pauzes en ongedwongen groepsactiviteiten

U moet ook regelmatig een pauze inplannen, zodat de deelnemers af en toe ervaringen kunnen uitwisselen in de groep. U creëert zo de mogelijkheid om contacten te leggen.

Om de cohesie tussen de deelnemers nog meer te versterken kunt u groepsactiviteiten het best aan het eind van de dag plannen. Het maakt daarbij niet uit welk programma u uitkiest voor de deelnemers. Zelfs een gezamenlijke wandeling kan in dit verband positief uitwerken. Daarbij is enkel en alleen van belang dat de teamgeest wordt versterkt.

Drank en versnaperingen

Overtuig en haal de emoties bij uw deelnemers boven. Geef elk individu in het team de mogelijkheid om optimaal deel te kunnen nemen. Koester het samenhorigheidsgevoel binnen de groep.

Dranken voor de deelnemers moeten op de locatie altijd ruim beschikbaar zijn. Regel maaltijden in een sfeervolle ambiance of bedrijfsrestaurant om de communicatie in een gemoedelijke sfeer te bevorderen.

Houd uw presentatie begrijpelijk

Voer om de deelnemers van uw project te overtuigen, uw thema's zakelijk en met maximale professionaliteit door. Let op een voor alle deelnemers begrijpelijke inhoud van uw presentatie.

Inzet van (audiovisuele) hulpmiddelen

Gebruik, afhankelijk van de grootte van uw groep, de juiste media. De spreker/docent moet men altijd goed kunnen horen en zien. Gebruik indien nodig een verhoogde katheder of spreekgestoelte en microfoon.

Benut voor een goede presentatie van uw project de vergader- of congresruimte optimaal door ze met materialen van uw bedrijf uit te rusten. Werk met uw bedrijfskleuren, uw firmalogo en andere promotiematerialen. Maar vooral, geef uw deelnemers het gevoel welkom te zijn.

Een attentie ter afsluiting

Het is altijd een mooi gebaar om voor elke deelnemer aan het einde een kleine attentie gereed te houden. Dat is een teken van waardering en blijft een aangename herinnering.